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    【运筹时间】分析时间的利用

    发布作者:温, 如意  发布时间:17-12-29

    分析时间的利用

    几乎没有人愿意承认,我们大部分的工作时间都被浪费掉了。为了更好地利用时间,必须对目前的时间利用情况进行分析,然后再考虑更有效率的方法。

    评估每一天

    你的时间表总是被排得满满的。在诸如阅读邮件等日常性事务上,很容易花费太多的时间,而那些极为重要并富有成果的任务却被耽搁了。你现在是如何划分每一天的?是分清了工作的优先顺序,先处理重要和经济的项目,还是更倾向于将喜欢做的事情先干完?是经常被电话打扰,还是有一套应付打扰的办法?你的时间是否大量都被浪费了?

    时间的价值

    精确计算出时间的价值,是一项严肃认真的训练。这样你才会知道不能有效使用时间的代价。用你身边的计算器算出工作中每小时和每分钟的价值,然后利用这些数据,分析有代表性的几项日常性工作的相对时间价值,比如组织会议、随时都应考虑是否可将工作委派给他人:由于你对公司的价值比较高,将日常性事务交给下属干,而不是亲自去做,通常是更有成效的。

    计算时间的价值

    要算出每分钟的价值,只需将你的年薪乘以1.5(算上间接的管理费用),然后将总数除以一年的工作小时数(每周工作小时数乘以每年工作周数),再除以60即可。

    1.5*年薪/每年工作小时数=每小时价值

    每小时价值/60=每分钟价值

    做时间日志

    坚持记录自己每天咋具体事项上所花费的时间,对更有效地运筹时间是十分重要的。你可能会意外地发现,聊天竟然占去了如此多的时间,而真正用于工作和制定计划的时间却很好。时间日志可以为你提供一个改进的器此案。那么你需做多久的时间日志记录呢?这取决于你工作的性质。如果你的工作周期是一个月,那就需要连续做几个月。如果你的工作周期是一个星期,那么做两到三个星期的记录就足够了。

    测定每件事情所花费的时间

    以30分钟为单位,做一个简单的时间日志,精确记录你使用时间的状况。如此就能发现自己用在有用的和不必要的事务上的时间格式多少。

    时间 星期一

    8:30 乘火车上班——看报纸,注视窗外

    9:00 翻阅新信件,与斯蒂夫边和咖啡边聊天。

    9:30 收阅电子邮件

    10:00 星期一进度例会——晚开始十分钟

    10:30 会议继续进行,打电话给玛丽确定午餐

    11:00 左手列出要做的事情

    11:30 阅读电子邮件,并回复其中的几封

    12:00 就有关延迟交货事宜打电话给供应商

    12:30 去玛丽办公室共进午餐;车晚点,浪费15分钟

    13:00 与玛丽共进午餐,讨论她的提升前景,有事打扰

    13:30 继续与玛丽进午餐,不再谈论工作

    14:00 返回办公室

    14:30 整理办公桌,冲一杯咖啡,阅读电子邮件并回复亚力克

    15:00 就星期四会议打电话给吉姆,开始写两封信,罗伯特打来电话

    15:30 就国际销售事宜打电话给安娜,用15分钟谈论她的家庭

    16:00 与比尔和爱玛讨论今天的进度例会

    16:30 开始写进度报告,采用今天会议上的资料

    17:00 在再度检查电子邮件,将屏幕上凌乱的文件重新归档

    17:30 为明天与菲利帕的午餐预定餐厅

    18:00 乘火车回家,继续工作,睡觉

    检查时间日志

    将时间日志上记录的所有30分钟时间段根据任务的性质归类,并计算出用在各种事务上的时间,比如说开会、阅读和回复新建、帮助同事、打电话等。这样就可以对时间的利用情况进行分析了。接着请计算出用在各项任务上的时间比例。这将更清晰地描绘出你的工作日,让你懂得可以如何更有效地分配时间。

    细分各项事务

    查看你对各项事务的分类,并将它们分成以下几组:日常性事务(例如撰写一份定期的报告)、持续性项目(例如组织会议),以及能够进一步拓展业务的工作(例如新的交往)。算出花在各组事务上的时间比例。

    理想时间分配

     

    1

    实际的时间分配

    2

    分配时间

    要做到有效率地工作,你应将60%的时间用于第三组任务,25%的时间用于第二组事务。实际上,大多数人的时间分配情况与此恰恰相反:60%用于第一组事务,25%用于第二组任务,15%用于第三组任务。

    寻找模式

    现在你可以自问一下,细分工作日之后得出时间分配模式,是否与你的期望值吻合。你是否在第一组的事务上用去了太多的时间,而没有将尽力集中于第三组工作?看看贯穿于你整个工作日的这些任务分配,是否有时忙绿,有时闲散?如果是这样,那就尽量想办法重新安排你的工作日,以便能更连贯、更高效地工作,取得更大的成就。

    评估效率

    你的工作模式与之前所讲的理想的60:25:15的时间分配比有多大程度的接近?如果发现自己在某一组任务上花费了过多的时间,以致于不利于其他各组工作的完成,就得想办法重新安排日常计划,更有效地分配时间。例如,你若发现自己正在做可由下属轻松完成的工作,就委派下去,这样才能集中精力去做那些本来没有给足时间的事情。

    自我提问

    我是否做了应该由别人来完成的工作?

    在我的时间日志里,是否存在经常重复的模式?在早晨,我是否总被卷入到第一组的事务中去?

    在各项任务上花费的时间,是否常常比我估计的更长?

    我是否有足够的时间进行创造与革新?

     

    声明:图片来源于网络,侵权必删。文章来源于管理学技巧丛书《运筹时间》,上海科学技术出版社。

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